به طور کلی منظور از صدور فاکتور، یک برگه است که به عنوان سند معاملاتی همراه با درج فهرست نام و مشخصات محصولات فروخته شده یا خدمات ارائه شده، راه های ارتباطی و تماس با فروشنده و خریدار، میزان بدهی و تاریخ سررسید فاکتور، تنظیم می گردد.

فاکتور به عنوان یک سند معاملاتی هم برای فروشنده و ارائه دهنده خدمات و هم برای مشتری و خریدار، اهمیت حقوقی دارد.

تهیه و صدور فاکتور، باعث می شود تا طرف فروشنده به ازای خدماتی که عرضه کرده، برای مشتریان خود صورت حساب مشخص ایجاد کند و به این واسطه از طریق ثبت میزان و نوع فروش، امکان پیگیری دخل و خرج خود را فراهم آورد.

کسب و کارهای مختلف می توانند برای مشتریان خود، انواع گوناگونی از فاکتورها را طراحی و صادر نمایند.

نوع فاکتور، فارغ از رسمی بودن یا نبودن آن، بر اساس موضوع شغل و کسب و کار، چگونگی ارائه صورت حساب و فاصله زمانی در وصول آن، تعیین می شود.

یک تفکر غلط در مورد فاکتور رسمی وجود دارد و آن این است که صدور فاکتور فقط ویژه برای شرکت ها و مجموعه های بزرگ است و فروشندگان و ارائه کنندگان خدمات و کسب و کارهای کوچک، نیازی به صدور فاکتور رسمی ندارند و می توانند از فاکتورهای فروش غیر رسمی استفاده کنند، در صورتی که این طور نیست و تمام معاملات و کسب و کارها، مشمول قوانین مربوط به فاکتور رسمی هستند.

فاکتور، در لفظ بومی، تحت عنوان “رسید”، نیز بیان می شود، رسیدی که از دستگاه های خودپرداز دریافت می کنید، رسیدی که هنگام خرید و پرداخت از کارت خوان دریافت می کنید، رسیدی که در فروشگاه به صورت کامپیوتری صادر می شود، خریدهای اینترنتی که همراه با رسید و لیست خرید و قیمت ها برای شما ارسال می شود، همه و همه، تحت مفهوم فاکتور دسته بندی می شود.

اما آیا تمام این رسیدها، فاکتور رسمی هستند و وجهه حقوقی دارند؟